Quelques astuces pour compléter le manuel…

Comment bien paramétrer deux chéquiers, un pour Madame et un pour Monsieur ?

1. À l'aide de l'outil " Configurer > Chéquiers…", créez un nouveau chéquier que vous appelerez par exemple "Chéquier 6157824" parce que c'est le numéro de votre 1er chèque , et saisissez ses caractéristiques : numéro de 1er chèque, nombre de chèques (en général 40) et le numéro du prochain chèque (le numéro du 1er chèque si vous débutez un chéquier). Répétez l'opération pour votre 2e chéquier, avec ses propres caractéristiques.
2. À l'aide de l'outil "Configurer > Mode de paiements…", créez un mode de paiement de type "Chèquier", nommez-le "Chèque Monsieur" et affectez-lui un chéquier. Répétez l'opération pour votre 2e chéquier, avec un mode de paiement "Chèque Madame".
3. À l'écriture d'une opération faite par chèque, le numéro du chèque sera inscrit et incrémenté automatiquement en fonction du mode de paiement choisi…

Comment forcer un numéro de chèque, après une erreur ?

1. À l'aide de l'outil " Configurer > Chéquiers…", modifiez simplement à l'aide du clavier le numéro du prochain chèque, et validez votre saisie.
2. À la prochaine saisie de chèque, le numéro désiré sera inscrit…

Comment paramétrer ma carte bancaire ?

1. À l'aide de l'outil " Configurer > Carte…", créez une nouvelle carte, en la nommant (exemple carte Visa), et en spécifiant ses caractéristiques : son numéro (si vous le souhaitez), sa date d'expiration, son jour de paiement (c'est-à-dire le jour du mois où la banque arrête les mouvements et la passe au paiement), et son plafond mensuel.
2. Une fois la carte paramétrée, créez un mode de paiement "Carte" et affectez-lui cette carte.
3. Vous pouvez ainsi surveiller vos dépenses de carte au moyen du menu "Utilitaires > Vérification des cartes…", dans la période en cours, et la limite autorisée par la banque…

Comment clôturer une année de comptabilité, et repartir sur une nouvelle année ?

Cette opération peut être utile pour une association par exemple, qui a besoin de fournir un bilan financier à son assemblé générale. Pour être complète, cette opération doit s'effectuer en plusieurs étapes.

1. Faites une balance des postes, totale ou partielle selon vos besoins, de l'année écoulée, en sélectionnant uniquement les opérations pointées.
2. Pour votre comptabilité, imprimez cette balance en cliquant sur le bouton [Imprimer].
3. Si vous souhaitez réactualiser les budgets prévisionnels en prenant comme références les moyennes mensuelles de cette balance, cliquez sur le bouton [Actualiser Budgets].
4. Fermez la balance.
5. Pour archiver l'année écoulée, et en démarrer une nouvelle, sélectionnez le menu "Utilitaires > Purge des écritures…". Choisissez comme date limite le 31/12 de l'année passée, et cliquez sur [Valider].
6. RealBank va archiver votre compte sur votre disque dur, donnez-lui un nom, par exemple "Compte Association 2009".
7. Puis, RealBank supprime toutes les écritures pointées qu'il a archivées ; ainsi, vous démarrez avec une comptabilité plus légère !
8. Important : RealBank crée une archive en lecture seule, de manière à ce qu'elle ne soit pas modifiée par inadvertance. Pour autoriser à nouveau l'écriture sur ce fichier, l'administrateur devra déverrouiller l'autorisation au moyen du Finder.

Comment ne pas faire d'erreur dans la saisie d'un poste, lors de la ventilation d'une écriture ?

Lorsque le pointeur de la souris est sur la cellule d'un poste d'une ligne ventilée, effectuer un clic droit afin d'afficher un menu contextuel listant tous les postes.

Peut-on clôturer une comptabilité à n'importe quel moment ?

L'intérêt du logiciel RealBank est de ne pas se comporter comme un logiciel de comptabilité traditionnelle. Prenons l'exemple d'une association. Il est très fréquent de devoir fournir un bilan financier sur l'année civile (par exemple du 01/01/08 au 31/12/08) afin d'établir des demandes de subventions au conseil municipal, général, ou régional. Mais si l'association a une activité proche du calendrier scolaire (association sportive, école de musique, etc.) il peut être intéressant de fournir un bilan financier en assemblée générale calqué sur une période d'activité réelle, à savoir l'année scolaire (par exemple du 01/09/08 au 30/06/09).

Avec RealBank, l'astuce va consister à garder dans le fichier compte les écritures de deux années civiles, par exemple du 01/01/08 au 31/12/10. Vous pouvez ainsi, à tout moment, sortir un bilan financier de l'année N-1, un bilan financier de l'année N, et également un bilan financier de l'année scolaire commune aux deux années civiles. Le résultat financier de RealBank n'est pas arrêté, mais « prélevé » sur une période donnée. À l'issue de l'année N+1, vous pourrez archiver l'année N-1 à l'aide du menu « Purge des écritures… ».

Comment créer un groupe de comptes ?

Un groupe de comptes permet de rassembler plusieurs comptes, afin d'en capitaliser les soldes et les balances, et de leur affecter une devise propre. Pour créer un groupe de comptes dans la fenêtre globale :

1. Partir du groupe de comptes par défaut
2. Supprimer les comptes indésirables de la fenêtre globale en cliquant sur le bouton [-], et ajouter les comptes que vous voulez voir apparaître dans la fenêtre globale en cliquant sur le bouton [+]
3. Sauver le groupe de comptes au moyen du menu "Sauver le groupe de comptes actifs…" ou [Shift-Cmd-S] ;